Microsoft Outlook 2016 2019 でメールアドレスを2人以上で共有して使う時の設定

メール関連

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共有の考え方

原則メールは1アドレス、1人という使い方をしなければなりません。

それは家庭の郵便ポストと同じ考え方です。

1人暮らしであればポストは1人しか見ませんが、家族であれば複数人でポストを見たりします。

お母さん宛てに届いた手紙をお父さんが勝手にポストから取れば、それを誰かが知らせてあげないとお母さんに手紙は届かないと思います。

それと同じように1つのメールアドレスを複数人で使うときはそれなりの仕組みを作らなければ大きなトラブルになります。

従って、原本を扱わず、共有者(サブの人)は「それぞれがコピーをダウンロードする」という設定に変えましょう

そのコピーをダウンロードするやり方を下記で説明しています。

原本のコピーをダウンロードする

お母さん宛てに届いた手紙のコピーをお父さんがポストから持って行けばっても問題ありません。

つまりポストには原本が残るからです。

そうすればお母さんがポストを見たときには手紙は必ず残っています。

考え方はこれと同じです。

1つのメールアドレスを複数で使う(共有)場合、メールサーバーに原本を置き、共有者(サブの人)はそのコピーをダウンロードすればいいだけです。

もちろん、メインの人もコピーをダウンロードして、常にメールサーバーには原本が残るようにすればトラブルがありません。(メールは日数経過後削除します)

ここではそのサーバーに原本を置き、そのコピーをダウンロードする方法を説明しています。

設定

メールを開きます。

左上のファイルをクリックします。

プロファイルの管理をクリックします。

電子メールのアカウントをクリックします。

アカウントをダブルクリックします。

詳細設定をクリックします。

「詳細設定」タブの赤枠を見てください。

下記のようになっているか?確認ください。

これは最初にダウンロードした日から「14日」後にサーバーから削除するという意味です。

14日間はメールがサーバーに残りますので、共有者(サブの人)はこのコピーをダウンロードするイメージになります。

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